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CÓMO ORGANIZAR TU AGENDA SI ERES COMMUNITY MANAGER

En nuestra agencia de marketing online contamos con una amplia experiencia gestionando diversas redes sociales para varias decenas de clientes. Hoy vamos a compartir con vosotros herramientas, recursos, trucos y consejos tanto para community manager como para social media manager.

Antes de entrar en terminología como social listening social marketing y otros tantos anglicismos, vamos al meollo del asunto. Lo que trae de cabeza a los community managers que gestionan no una, sino MUCHAS cuentas de redes. El tiempo.

El tiempo es una cosa maravillosa que no se recupera una vez se ha ido. Decía Jack Sparrow. Y en el caso de las Agencias de Marketing Online, además tiempo es igual a dinero.

Y cuando nos encontramos con un SMM o CM que tiene que gestionar varias decenas de perfiles sociales el tiempo, la planificación estratégica y la organización del trabajo es el pilar fundamental sobre el que debemos basar nuestro trabajo.

1. El Calendario

Lo primero de todo es crear un calendario editorial.

Y antes de empezar a introducir la programación de los clientes… ¡Pon las fechas destacadas! Hay días nacionales e internacionales que son hitos periódicos que deben ser tenidos en cuenta con el objetivo de mejorar nuestro engagement. El día de la madre, año nuevo, San Valentín, el día del orgullo gay… hay muchos eventos anuales que debemos poner en nuestro calendario y para ir preparando creatividades, eventos y actuaciones concretas para nuestros clientes.

1.1 Herramientas para calendarizar

Hay miles de formas de calendarizar el trabajo. Puedes usar una pizarra, puedes usar una agenda, puedes usar Excel, Access o cualquier otro gestor de hojas de cálculo y bases de datos o puedes emplear alguna herramienta digital diseñada para tal fin.

Aquí os dejamos una lista con algunas opciones digitales. Nosotros empleamos Google Calendar, que es la que vamos a desarrollar. Pero si no os convence podéis investigar algunas de esta lista.

1.2 Listado de herramientas

2. Google Calendar

Google Calendar. Google Calendar ofrece multitud de ventajas que podréis entender mejor si leéis el artículo “El Ecosistema Google”. Principalmente su ventaja principal es su capacidad de integración con Gmail, Android y Chrome. Esto nos permite crear un sistema de calendarización de eventos con las siguientes ventajas:

  • 2.1 Posibilidad de crear múltiples elementos.

    Por ejemplo

    • Calendario de días importantes/nacionales/internacional
    • Calendario de programación de redes del cliente A… Cliente B… Cliente N
    • Calendario editorial
    • Calendario de empresa
    • Calendario privado
  • 2.2 Puedes compartir de manera selectiva

    De modo que, si nuestro Social Media Manager desea asignar cuentas de cliente a varios Community Managers, basta con compartir únicamente dichos calendarios con ellos.

    • El de días destacados se comparte sin privilegios de edición con todo el equipo.
    • El de empresa se comparte y puede ser editado por los miembros directivos
    • Nuestro calendario editorial puede compartirse con el departamento de SEO.

    De este modo generamos una estructura de calendarios que nos permite tener el control diario, semana, mensual o trimestral de cada singular tarea.

  • 2.3 Eventos de duración variable

    Puedes crear eventos horarios y eventos diarios, acotados o permanentes:

    Esto parece una tontería, pero nos permite, en primer lugar. Crear una lista de tareas genéricas que deben ser acometidas a una hora concreta (como llamar a un cliente para hacer seguimiento de una campaña) o crear eventos que duran todo el día, y que se sitúan en una columna superior. De este modo podemos ver las tareas pendientes del día y despreocuparnos de las citas. Estas nos serán recordadas a través del teléfono dentro del rango horario que hayamos marcado.

  • 2.4 Repetición de eventos

    La repetición de eventos es el elemento que nos permite configurar el calendario de manera sencilla.

    Por ejemplo. Si programamos 3 publicaciones en Facebook a la semana para CitySEM. Creamos un único evento llamado “CitySEM Facebook” y al editarlo le indicamos que se repita semanalmente los lunes, miércoles y viernes.

    De este modo configuramos fácilmente el calendario editorial de cada uno de nuestros clientes.

  • 2.5 Colores

    Una opción que parece trivial, pero que no lo es en absoluto. En nuestro caso, en el calendario de nuestro Social Media Manager tiene asignado un patrón de color:

    Gris Twitter

    Azul Facebook

    Naranja Instagram

    Amarillo es Google Business

    Azul claro es LinkedIN/otros

    Morado son blogs

    Turquesa son actividades de empresa (CitySEM)

    Rojo son eventos urgentes

    Verde es evento completado

    Es importante, cada vez que se acaba un evento, marcarlo en verde.

    De este modo se consiguen dos cosas. En primer lugar, llevar un control sobre la evolución del trabajo. En segundo, y más importante, gamificar el proceso.

    Motiva ir viendo como minuto a minuto el calendario del día, o de la semana, se va volviendo verde. Queda menos trabajo, se cumplen los objetivos y en definitiva, el proceso de control se convierte en un proceso de minirecompensa mental y de estímulo motivacional.

  • 2.6 Simplicidad

    Lo que, bajo nuestro prisma, vuelve a Google Calendar una herramienta  de organización para community managers maravillosa es precisamente lo simple que es.

    ¿No te da tiempo a terminar una tarea del lunes? Pinchas y la arrastras al martes.

    ¿Hablas con un cliente y quedas en llamarlo el jueves 18 a las 19:00? Lo apuntas y listo. Si además dispones de un móvil Android es tan fácil como decirle en voz alta:

    “Ok Google, apuntar en el calendario, el jueves 18, a las 19:00 llamar al cliente X”

    Confirmamos… y ¡Listo! Google nos avisará una hora antes mediante notificación en el móvil o en nuestra pantalla del ordenador si usamos Chrome y tenemos el calendario abierto (en nuestro caso es la primera pestaña, siempre).

3. Otros consejos

En próximas entradas seguiremos desgranando las herramientas y técnicas de optimización de gestión en redes sociales.

Si tenéis dudas sobre Google Calendar o conocéis otras herramientas SaaS, Open Source o digitales que cumplan las mismas funciones… ¡Dejádnos un comentario!

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